Dalam kehidupan sehari-hari tidak jarang kita sering bersinggungan dengan invoice. Tapi ternyata masih banyak yang belum mengetahui apa invoice tersebut. Invoice itu sendiri merupakan sebuah dokumen yang berisi nota tagihan atau faktur dari sebuah transaksi yang dilakukan.
Walaupun fungsi utama invoice ini adalah sebagai nota tagihan, namun ternyata kita juga harus memperhatikan desain invoice tersebut. Seperti di jaman sekarang, dimana jaman semakin modern dan terus berkembang sehingga banyak pula perubahan positif dalam berbagai bidang. Tidak ketinggalan, desain invoice modern pun juga banyak dicari.
Mengenal Invoice
Seperti yang sudah disinggung di atas, invoice merupakan bukti tagihan atau faktur yang diperuntukkan bagi customer atau pembeli dan pembeli harus membayar sejumlah nominal yang tercantum dalam invoice tersebut. Invoice juga dikenal sebagai faktur penjualan.
Informasi yang umumnya dimuat dalam invoice meliputi; Nama pembeli, nomor sales order, nomor transaksi, tanggal dilakukannya transaksi, alamat pembeli, sistem pembayaran, jenis mata uang, nama barang, total pesanan (jumlah dan harga), serta nama penjual.
Ketika Ingin Membuat Invoice
Apabila kita ingin membuat invoice untuk tagihan barang maupun jasa, tetap ada aturan tertentu yang harus dipenuhi. Namun yang paling mendasar adalah kita harus tahu dulu apa fungsi dan tujuan dari adanya invoice tersebut.
Invoice ini bertujuan memberikan informasi terkait jenis barang, jumlah yang harus dibayarkan dan nomor rekening pembayaran. Selain itu, invoice ini juga dimanfaatkan sebagai bukti atau acuan saat barang yang dibeli tersebut akan dijual ke pihak lain.
Invoice Penagihan
- Invoice tidak bisa dikeluarkan secara asal, jadi invoice ini hanya dapat diberikan apabila data yang ada sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Dalam hal ini sudah harus dipastikan bahwa barang yang diberikan maupun diterima sudah sesuai dengan barang yang dipesan oleh pembeli. Inilah mengapa invoice dibuat ketika transaksi sudah disepakati.
- Buat kesepakatan atau perjanjian terkait sistem pembayarannya. Apakah akan dilakukan secara tunai atau dicicil dalam kurun waktu tertentu. Meski terdengar sederhana, tapi ini juga berpengaruh pada pengiriman barang.
- Perjanjian antara penjual dan pembeli tentulah memiliki masa berlaku atau kadaluarsanya. Itu artinya buku piutang harus diperbarui lagi (apabila invoice dikeluarkan).
- Teliti dan cermat saat mencetak invoice, periksa dan pastikan kembali bahwa nomor cetak invoice sudah benar dan tidak ada nomor ganda yang nantinya berpotensi merugikan perusahaan.
- Buatlah invoice dengan acuan data yang telah disepakati sebelumnya (bukan data fiktif).
Membuat Invoice Penagihan
Berikut adalah beberapa poin yang harus diperhatikan dalam contoh invoice penagihan.
Nomor invoice
Nomor invoice yang dimaksud adalah nomor urut dan dicantumkan berdasarkan transaksi PO atau Purchase Order yang telah dilakukan.
Tanggal invoice
Sebagaimana yang selama ini kita lihat pada nota penagihan, di dalam invoice ini juga terdapat tanggal yang menunjukkan kapan telah dilakukan PO termasuk batas akhir pembayaran invoice.
Info pembayaran
Pada invoice harus dicantumkan dengan jelas mengenai pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli. Di dalamnya juga harus memuat nomor rekening, nama terang untuk rekening beserta nama penerima atau nama perusahaan yang dituju untuk pembayaran.
Tujuan invoice
Umumnya tujuan invoice ini merujuk pada suatu perusahaan, instansi atau nama orang yang telah melakukan transaksi untuk kemudian diberi tagihan dalam bentuk invoice. Jadi nantinya invoice ini berisi nama orang atau perusahaan dan alamat lengkap orang yang mendapatkan nota tagihan.
Informasi yang lengkap
Pada invoice harus berisi informasi yang lengkap. Mulai dari nama produk/barang/jasa yang dibeli, harga beli satuan, jumlah total harga, jumlah barang yang dibeli, serta total semua tagihan yang diberikan, termasuk pajak yang harus dibayar.
Bukti keabsahan
Bukti ini bisa dalam bentuk pembubuhan tanda tangan atau cap jempol dari bagian keuangan.
Dari sini kita sudah mengetahui pengertian invoice, cara membuatnya dan hal-hal apa saja yang harus dimuat dalam invoice. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat contoh invoice yang benar di bawah ini. Atau bisa juga mendownload contoh invoice penagihan yang dibuat dalam bentuk Ms. Excel.
Contoh Invoice Penagihan dalam Bentuk Ms. Excel
Contoh Invoice#1
Di atas sudah diberikan informasi lengkap tentang pengertian invoice dan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika membuat invoice, namun sepertinya kurang lengkap apabila kita tidak melihat contoh invoice penagihan. Lebih dari itu, yang pasti kita harus tetap memperhatikan aturan yang harus dipenuhi saat membuat invoice.